EVALUACIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2012

COLEGIO MARIANO OSPINA RODRÍGUEZ

INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Cúcuta, Norte de Santander

EVALUACIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2012

ÁREA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO: APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA
COMPONENTE	Qué tenemos en la Institución	Qué nos falta…	Qué debemos hacer…
Proceso de matrícula	1. Contamos con un proceso de matricula ágil y oportuno que tiene en cuenta las necesidades de los estudiantes y padres de familia.	1. Hacer evaluaciones sobre la satisfacción de las familias y estudiantes en relación con el proceso de matrícula para el continuo mejoramiento.	A partir del tercer periodo estipular las fechas específicas para preescolar y demás grados, en fechas extraordinarias se cobraría un excedente-
Archivo académico	1. La institución cuenta con un sistema de archivo organizado donde se integra la información histórica de los estudiantes de todas las sedes.	1. Revisar periódicamente la calidad y disponibilidad del archivo académico y ajustar y mejorar este sistema para expedir constancias, certificados de manera ágil, confiable y oportuna.	Nombrar una secretaria.
Boletines de calificaciones.	1. La expedición de boletines de calificaciones presenta en ocasiones inconsistencias e irregularidades.	1. Disponer de un sistema ágil y oportuno para la expedición de boletines de calificaciones, con los sistemas de control necesarios para garantizar la consistencia de la información.	Crear un sistema propio que sea asequible a los docentes con fechas estipuladas.

ÁREA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LOS RECURSOS
COMPONENTE	Qué tenemos en la Institución	Qué nos falta…	Qué debemos hacer…
Mantenimiento de la planta física	1. El mantenimiento de la planta física se realiza ocasionalmente, sin obedecer a una planeación sistemática.	1. Un programa de mantenimiento preventivo de la planta física, que asegure los recursos para su cumplimiento.	Hacer revisiones periódicas de la planta física por personas calificadas.
Programas para la adecuación y embellecimiento de la planta física	1. Se lleva a cabo periódicamente y cuenta con la participación de los diferentes estamentos de la comunidad educativa.	1. Evaluar periódicamente el programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de la planta física para que los resultados propicien acciones de mejoramiento.	Crear comités para el embellecimiento donde se involucre a la comunidad educativa en forma coordinada.
Seguimiento al uso de los espacios	1. Realizamos una programación coherente de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de sus espacios físicos, basada en indicadores de utilización de los mismos.	1. Evaluar periódicamente el plan de uso de cada uno de sus espacios físicos y diseñar acciones para optimizarlos.	Revisar el cronograma para una mejor utilización de los espacios.
Adquisición de los recursos para el   aprendizaje	1. En los procesos de adquisición de los recursos para el aprendizaje (computadores, laboratorios, bibliotecas, etc.) priman los intereses aislados de algunos docentes o los criterios de la administración municipal.	1. Aprobar un plan para adquisición de los recursos para el aprendizaje que garantice  la disponibilidad oportuna de los mismos dirigidos a prevenir las barreras y potenciar la participación de todos los estudiantes, en concordancia con el direccionamiento estratégico y las necesidades de los docentes y estudiantes.	Gestionar recursos para la adquisición de laboratorios y demás implementos con personal calificado.
Suministro y dotación	1. La adquisición de los suministros se realiza en el momento en que se presentan las necesidades; no hay un plan que oriente esa actividad.	1. Priorizar actividades para la adquisición de los recursos para el aprendizaje que consulta las demandas de su direccionamiento estratégico y las necesidades de los docentes y estudiantes.	Ir priorizando las necesidades de cada sede.

COLEGIO MARIANO OSPINA RODRÍGUEZ

INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Cúcuta, Norte de Santander

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2012

ÁREA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LOS RECURSOS
COMPONENTE	Qué tenemos en la Institución	Qué nos falta…	Qué debemos hacer…
Mantenimiento de equipos y recursos para el aprendizaje	1. El mantenimiento de los equipos y otros recursos para el aprendizaje sólo se realiza cuando éstos sufren algún daño. Los manuales de los equipos no están disponibles para los usuarios.	1. Un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje y, en caso de requerirse, éste se hace oportunamente. Además, los manuales de los equipos están disponibles.	Contar con los recursos técnicos necesarios en el momento adecuado y cuando se presente algún problema.
Seguridad y protección	1. La institución tiene una aproximación parcial a su panorama de riesgos o se encuentra apenas en proceso de iniciar el levantamiento	1. Conocer y adoptar las medidas preventivas derivadas del conocimiento cabal del panorama de riesgos.	Contar con los elementos de seguridad para un buen funcionamiento.

ÁREA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
COMPONENTE	Qué tenemos en la Institución	Qué nos falta…	Qué debemos hacer…
Servicio de  restaurante, caseta, seguro enfermería, refrigerio.	1. Los servicios complementarios se distribuyen de forma equitativa, se ofrecen oportunamente teniendo en cuenta la calidad requerida. Cada sede tiene programas sensibles a las demandas de los estudiantes, y la institución cuenta con el apoyo de otras entidades para su prestación.	1. Revisar y evaluar periódicamente la cobertura, calidad y oportunidad de los servicios complementarios, recursos y promover acciones correctivas en función de las necesidades del estudiantado.	Que se haga el seguimiento y no quede en el papel.
Apoyo a estudiantes con bajo desempeño académico o con dificultades de interacción.	1. La estrategia para apoyar a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción, es aplicada en todas las sedes y es conocida por toda la comunidad educativa. Además, está articulada con los servicios prestados por otras entidades o profesionales de apoyo.	1. Evaluar periódica y sistemáticamente la estrategia de apoyo a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción y adelantar acciones correctivas y de gestión para mejorarla.	Brindar los espacios necesarios para poder nivelar los alumnos con dificultades.

COLEGIO MARIANO OSPINA RODRÍGUEZ

INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Cúcuta, Norte de Santander

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2012

ÁREA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO: TALENTO HUMANO
COMPONENTE	Qué tenemos en la Institución	Qué nos falta…	Qué debemos hacer…
Perfiles	1. Los perfiles con que cuenta la institución se usan para la toma de decisiones de personal y son coherentes con su estructura organizativa. Además, su uso en procesos de selección, solicitud e inducción del personal facilita el desempeño de las personas que se vinculan laboralmente a la institución.	1. Revisar y evaluar continuamente  los perfiles y su uso en los procesos definición de selección, solicitud e inducción del personal, en función del plan de mejoramiento y de sus necesidades.	Solicitar el servicio de otra secretaria, organizar mejor el tiempo de la secretaria actual para agilizar procesos y sistematizar más información.
Inducción	1. La institución realiza actividades de inducción con los docentes y administrativos nuevos, pero éstas no son sistemáticas y obedecen a iniciativas individuales, de áreas o de sedes.	1. Tener una estrategia organizada para la inducción y la acogida del personal nuevo, que incluye el análisis del PEI y del plan de mejoramiento. Además, realizar  la re inducción del antiguo en lo relacionado con aspectos institucionales, pedagógicos y disciplinares	El personal administrativo coordina programa y ejecuta dando a conocer  las actividades y participación de todos,
Formación y capacitación	1. La formación y la capacitación son asumidas como un asunto de interés particular de cada docente. La institución acepta procesos de formación sin evaluar su pertinencia con respecto al PEI o sus necesidades.	1. Contar con lineamientos que permitan que los integrantes opten por procesos de formación en coherencia con el PEI y con las necesidades detectadas.	Programar y abrir los espacios. (Sacar tiempo necesario para las actividades)
Asignación académica	1. La institución cuenta con procesos explícitos para elaborar los horarios y los criterios para realizar la asignación académica de los docentes, y éstos se cumplen.	1. Revisar y evaluar  continuamente los criterios de asignación académica de los docentes y realizar los ajustes pertinentes a los mismos.	Revisar algunas asignaciones académicas, algunos docentes no se preocupan por su materia.
Pertenencia del personal vinculado	1. Una parte importante del personal vinculado a la institución comparte la filosofía, principios, valores y objetivos y dedica algún tiempo a la realización de actividades relacionadas con estos aspectos.	1. Que todo el  personal vinculado esté identificado con la institución: compartiendo  la filosofía, principios, valores y objetivos, y estén dispuestos a realizar actividades complementarias que sean necesarias para cualificar su labor.	Buscar estrategias para integrar y responsabilizar a todos los miembros con las actividades.
Evaluación de desempeño	1. La institución ha implementado un proceso de evaluación de desempeño para docentes, directivos (1278), y personal administrativo que indaga los diferentes aspectos en el desarrollo del cargo. Este proceso cuenta con indicadores y referentes claros que están en concordancia con la normatividad vigente, y son conocidos por todos.	1. Realizar un proceso de evaluación de docentes, directivos y personal administrativo que permita la implementación de acciones de mejoramiento y de desarrollo profesional. Además, que sea conocido por la comunidad y cuente con un respaldo amplio de los miembros de la institución.	Dar  a conocer los resultados y criterios tenidos en cuenta en forma individual t personal.
Estímulos	1. La institución realiza algunas actividades de reconocimiento al personal vinculado, de acuerdo con iniciativas aisladas de sedes, niveles o grados.	1 .Implementar una estrategia de reconocimiento al personal vinculado que sea aplicada cabalmente y sea parte fundamental de la cultura institucional	Nada se hace para reconocer el trabajo del docente, sería bueno hacerlo en todas las sedes.
Apoyo a la investigación	1. La investigación en la institución se encuentra en estado incipiente; carece de apoyo y seguimiento a las iniciativas de los docentes.	1. Contar con una política de apoyo a la investigación y a la producción de materiales relacionados con la misma; además que se definan temas y áreas de interés en concordancia con el PEI.	Es una necesidad como también el apoyo para realizar actividades enfocadas al alumno y al docente.
Convivencia y manejo de conflictos (puede ser de Gestión a la Comunidad)	1. La institución dispone de estrategias claras para mediación y solución de conflictos y éstos se resuelven a través del diálogo y la negociación permanente. Esto contribuye a que exista un buen clima laboral.	1. Revisar periódicamente las estrategias de mediación de conflictos y  ajustarlos de acuerdo con las necesidades.	Falta más interés y apoyo al personal docente por parte de los administrativos en conflictos de docentes, Padres de Familia y Estudiantes.
Bienestar del talento humano	1. La institución realiza esporádicamente algunas actividades orientadas a la integración y bienestar del personal vinculado.	1. Definir un programa de bienestar del personal vinculado, que se cumpla totalmente y abarque a todas las sedes, niveles o grados.	Tener en cuenta las condiciones de algunos salones respecto a docentes con afecciones. Dar espacios para actividades de integración

COLEGIO MARIANO OSPINA RODRÍGUEZ

INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Cúcuta, Norte de Santander

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2012

ÁREA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE
COMPONENTE	Qué tenemos en la Institución	Qué nos falta…	Qué debemos hacer…
Presupuesto anual del fondo de servicios educativos (FSE)	1. La elaboración del presupuesto se hace teniendo en cuenta las necesidades de las sedes y niveles, y toma como referentes el Plan Operativo Anual, el PEÍ, el plan de mejoramiento y la normatividad vigente.	1. Establecer procedimientos para que las sedes y los niveles puedan elaborar el presupuesto de forma acorde con las actividades y metas establecidas en el Plan Operativo Anual. Además, que el plan de ingresos y egresos esté relacionado con los flujos de caja. Que el presupuesto sea un  instrumento de planeación y gestión financiera que opere coherentemente con otros procesos institucionales.	Que cada sede tenga participación en la elaboración del presupuesto y administre recursos propios.
Contabilidad	1. La contabilidad de la institución se organiza de acuerdo con los requisitos reglamentarios y discrimina claramente los servicios prestados. Sin embargo, su uso se limita a la elaboración de informes para los organismos de control, de modo que no se cuenta con esta información como instrumento de análisis financiero.	1. Que la contabilidad esté disponible de manera oportuna y los informes financieros permitan realizar un control efectivo del presupuesto y del plan de ingresos y gastos.	Que los ingresos y egresos de cada sede sean asequibles a los docentes de la sede.
Ingresos y gastos	1. La institución cuenta con procesos para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos. Los registros son consistentes y coinciden plenamente con el plan de ingresos y gastos estipulado.	1. Contar con procesos claros para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos, y que  éstos sean conocidos por la comunidad. Además, que  su funcionamiento sea coherente con la planeación financiera de la institución.	Que sea conocido por la comunidad educativa.
Control fiscal	1. La institución presenta los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. Éstos son parte del proceso de control interno y sirven para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos	1. Presentar los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. Que estos sean parte del proceso de control interno y que sirvan para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos.